Kofax Communication Server

Software de comunicación de empresa

Kofax Communication Server es una solución de comunicación que garantiza el intercambio fiable de mensajes críticos de negocio entre aplicaciones, dispositivos y personas. Al integrar sus funciones con todos sus procesos de negocio, sin importar la ubicación, el dispositivo o el tipo de canal, respalda la automatización de procesos de negocio y ayuda a acelerar sus negocios. Este servidor es capaz de interconectar todos los tipos de canales de comunicación más comunes (fax, SMS, MMS, voz, télex) y, al mismo tiempo, eliminar por completo la complejidad o funcionamiento individual de los diferentes tipos de canales en una interfaz única.

Comunicaciones de negocio altamente fiables

Kofax Communication Server ofrece las funciones de comunicación más estables que existen gracias a sus 25 años de experiencia. Debido a que no depende de terceros en cuanto a las funciones principales, puede garantizar el máximo nivel de calidad. Este concepto doble con notificaciones únicas de mensajes garantiza que no se perderá ningún mensaje confirmado aunque un componente falle, sin importar cuál sea y cuándo lo haga.

Una solución centralizada y consolidada que respeta las normas

Gracias a que se trata de una solución de comunicación centralizada y consolidada, Kofax Communication Server le permite realizar todas sus tareas administrativas e interconectarse con otras aplicaciones en un punto central. Esto reduce drásticamente los costes y garantiza una elevada transparencia sobre todo el flujo de comunicaciones de una compañía. El seguimiento de la transmisión de mensajes (TC/Informe) garantiza que los costes de comunicación serán menores. Además, estos mensajes pueden trasladarse a sistemas de autorización, donde pueden asignarse a individuos o departamentos. Se controlan todos los eventos relevantes para cumplir leyes y reglamentos como la ley Sarbanes-Oxley, HIPAA (Ley de Transferibilidad y Responsabilidad del Seguro Médico), el Acuerdo de Basilea II y la Ley Patriótica de Estados Unidos.

Integración con MFP

La capacidad para integrar dispositivos multifunción (MFP, en sus siglas en inglés) en las comunicaciones de una compañía permite alcanzar enormes ahorros de costes y contribuye a cumplir la normativa legal. Estos dispositivos están conectados al servidor, y todos los documentos entrantes y salientes se indexan y archivan centralmente. Toda la información relevante según la ley se registra y rastrea automáticamente. Ya no hacen falta líneas de teléfono individuales ni tarjetas de fax adicionales en cada dispositivo multifunción.

La digitalización resulta más sencilla gracias a Kofax VRS, que permite digitalizar con alta calidad. A su vez, esto permite enviar fácilmente por fax los documentos digitalizados. Kofax VRS permite el reconocimiento de fax y texto sin necesidad de cambiar específicamente la configuración para documentos con diferente brillo y contraste. Las interfaces, como los sistemas ERP o hacia recursos de gestión de documentos, garantizan una reducción de la carga de trabajo y, por consiguiente, una reducción drástica de los costes.

Integre cualquier aplicación o dispositivo

Cualquier aplicación puede integrarse con Kofax Communication Server para acelerar los procesos de negocio principales. El acceso seguro y consistente a todos los servicios y datos está garantizado a través de interfaces (instaladas localmente o a través de web) estándar bien documentadas. Para necesidades individuales, ofrecemos un desarrollador de interfaces de programación de aplicaciones, sea para su propio uso o mediante la intervención de un equipo de servicios profesionales de Kofax. Los conectores de aplicaciones ofrecen de forma sencilla funciones de comunicación para aplicaciones de empresa como MS Exchange, Lotus Notes, SAP o IBM WebSphere MQ.

Hardware de comunicación independiente del servidor

Kofax Communication Server integra una pasarela "plug-and-play" mediante un servidor independiente que se conecta a la LAN y a la(s) línea(s) telefónica(s). En lugar de tener que realizar un cableado complejo entre el servidor de fax y el PBX, el servidor de la línea puede ubicarse simplemente junto al PBX y conectado a la LAN. Para mejorar la fiabilidad, pueden utilizarse varios servidores de línea. En caso de fallo del hardware, puede sustituirse el servidor de línea, sin necesidad de encender o apagar los PC y sustituir las tarjetas PCI. El servidor de línea es una caja que no requiere mantenimiento, idónea para sucursales sin asistencia local de TI. Las cajas preconfiguradas pueden enviarse a diferentes destinos, donde pueden conectarse al sistema principal de la oficina. No se requiere ninguna configuración o mantenimiento, o en poca medida.

Da soporte a los canales de comunicación a través de IP

Gracias al Fax sobre IP (FoIP), las empresas pueden aprovechar su infraestructura existente de IP y reducir su coste total de propiedad. Las compañías con infraestructura VoIP instalada pueden utilizar la infraestructura existente (p.ej. pasarelas) y gozar de todas las ventajas del fax tradicional (seguridad en las transacciones pero también conexión en tiempo real, seguridad y admisión de diferentes formatos). Esto provoca que el hardware propietario ya no sea necesario y que las líneas telefónicas individuales para el fax resulten obsoletas.

Los canales de Voz sobre IP (VoIP) de Kofax Communication Server ofrecen un potencial de ahorro para compañías que utilizan las funciones de voz (como Alertas, Escalación, Transmisión y Respuesta Interactiva de Voz -IVR, en sus siglas en inglés-), al integrarlas todas en PABX con una interfaz H323 o SIP.

Para Cisco Call Manager existen funciones optimizadas, como el Agente de Mensaje en Espera (una luz que parpadea en el teléfono cuando hay un mensaje nuevo en el buzón de entrada, sea un fax o cualquier otro), a través de un componente de integración nativo.

Gestión segura de la escalación y entrega de documentos electrónicos

La entrega segura de documentos (SDD, en sus siglas en inglés) garantiza que todos los documentos en papel (incluyendo fax) pueden enviarse a través del correo electrónico y respetan la normativa legal. SDD permite convertir automáticamente en correos electrónicos los pedidos, las confirmaciones, la información de facturación, y otros documentos sensibles y legalmente vinculables. Estos correos contienen un enlace hacia un archivo PDF Adobe o TIFF estándar alojado en un servidor web. Este método de entrega garantiza que el destinatario recibe el documento en el formato que el remitente deseaba. Esto también permite rastrear quién recibió el mensaje y cuándo lo abrió, procesó o reenvió. Todas las transacciones se archivan automáticamente (incluyendo la pista de auditoría). Ya no es necesaria una compleja infraestructura para encriptar correos electrónicos, ya que se almacenan en Kofax Communication Server mediante el protocolo de seguridad SSL. Además, el acceso a la información puede hacerse todavía más seguro mediante la integración de un proceso de autorización que solicite un nombre de usuario y una contraseña. Debido a que todos los procesos se registran, el sistema puede informar automáticamente al remitente en caso de que el mensaje no se descargue en un plazo de tiempo o lugar predeterminados. El sistema escala automáticamente el mensaje al destinatario a través de diferentes canales (correo de voz, SMS, etc.).

Automatización de procesos de negocio gracias al correo electrónico

Activar los procesos de negocio con información capturada de correo electrónico y datos adjuntos

Como el uso del correo electrónico se convierte cada vez más común que las organizaciones con un montón de comunicación con los clientes entrantes están experimentando un aumento de 70% tráfico de correo electrónico de sus clientes cada año. la capacidad de reaccionar y actuar con rapidez para este tipo de comunicaciones es fundamental para una positiva experiencia de servicio al cliente.

Kofax ofrece una increíble capacidad para capturar los adjuntos de correo electrónico, incluyendo:

  • Conversión del cuerpo del mensaje de correo electrónico imprimible información y todos los archivos adjuntos a las imágenes;
  • Disponibilidad de los archivos adjuntos en formato binario, así como imágenes;
  • Soporte para mensajes anidados;
  • Extracción de la información pertinente de ambos el cuerpo del mensaje de correo electrónico y el documento adjunto;
  • Clasificación y enrutamiento de información capturada en los procesos y flujos ;
  • El archivado de mensajes y archivos adjuntos automáticamente en una forma segura y auditable; y
  • Notificación automática por correo electrónico, sms, etc.

Esta matriz de capacidades permite a las organizaciones gatillo los procesos de negocio en el momento de la recepción de un mensaje de correo electrónico sin ninguna intervención manual o incluso impresión. Los beneficios incluyen:

  • Mayor eficacia de procesamiento,
  • Reducción de costes,
  • Mayor precisión de los datos,
  • Las tasas de respuesta más rápido, y
  • Mejora del servicio de atención al cliente.

Ventajas de utilizar Kofax Email Capture

Tiempo de respuesta más breve y reducción de costes gracias a la gestión de gastos

Gracias a Kofax, un fabricante global ha implementado un proceso centralizado de gestión de gastos totalmente automatizado. Empleados de todo el mundo envían sus informes de gastos con documentos adjuntos, recibos, facturas, etc. a una dirección de correo electrónico centralizada para proceder a su procesamiento inmediato.

Resultados: Reducción de los tiempos de respuesta, disminución del volumen de llamadas, mejora del servicio al cliente y de la satisfacción de estos últimos, infraestructura consolidada y rentable, y ahorros de costes considerables.

Mejor servicio, aumento de la eficiencia operativa, reducción de costes

Una compañía aseguradora de Estados Unidos ha implementado la captura centralizada y el procesamiento inmediato de todos los correos electrónicos enviados por sus clientes. La clasificación y extracción de los metadatos lanzan el envío de información digital hacia los procesos y personas adecuados. Los documentos relacionados con las reclamaciones se consolidan rápidamente, lo que permite acelerar el procesamiento de las mismas. Además, los contratos y demás documentos se pueden compartir con los intermediarios más rápidamente.

Resultados: Aumento de la eficiencia operativa, mejor servicio al cliente, gestión más rápida de las consultas, y gestión más eficiente de pólizas, reclamaciones y facturas.

Acelere la gestión de documentos, y cumpla las normas y reglas sobre privacidad de los datos

Un banco de Estados Unidos ha optimizado y acelerado considerablemente el procesamiento de la documentación de su cartera y sus activos mediante la captura y el procesamiento inmediato de correos electrónicos y documentos. Para cumplir la normativa sobre privacidad y seguridad de los datos, todos los correos electrónicos y documentos adjuntos se indexan y envían hacia la aplicación utilizando una encriptación SSL, así como la validación del creador y de la dirección IP. El flujo de datos se supervisa a través de cada punto de contacto a lo largo de toda la organización, desde la entrada hasta el archivo final.

Resultados: Acceso más rápido y seguro a la información importante, integración estrecha con los procesos de gestión de activos y carteras, mejora del servicio al cliente, y reducción de costes y mano de obra.

Consolide y acelere el procesamiento de facturas

Muchos clientes consolidan la captura de todas las facturas entrantes en la plataforma de captura de Kofax, sin importar si estas facturas llegan a través de documentos adjuntos al correo electrónico, fax o papel. Las facturas se indexan con metadatos en el punto de entrada y se envían directamente hacia la aplicación o el proceso financiero apropiado.

Resultados: Aumento de la eficiencia de procesamiento de las facturas, incremento de la calidad en el procesamiento de datos, mejor gestión de tesorería, reducción considerable de costes y mejora de las relaciones con los proveedores.

Gracias a Kofax, las empresas gozan de una plataforma unificada para capturar todos los datos y documentos (no solo los procedentes de correos electrónicos, sino también los que llegan en papel, formato electrónico o por fax), y para comunicar e intercambiar información.


Mensajes unificados

Gracias a una solución integrada de mensajería unificada, la información de negocio está disponible a través de diferentes canales, como correo electrónico, fax, télex, teléfono, SMS o MMS. Los empleados pueden acceder a esta información a través de diferentes dispositivos mientras están en la oficina, la carretera o desde cualquier lugar donde el trabajo les lleve.

Como resultado, se puede acceder más rápidamente a la información procedente de diferentes fuentes, como un ordenador, fax o teléfono móvil, y buscar el canal de comunicación adecuado. Además, puede integrarse a la perfección en el entorno habitual de trabajo de un empleado, por ejemplo, su buzón de correo de MS Outlook o Lotus Notes.

El sistema unificado garantiza que la información esencial de la organización llegue a sus empleados de manera rápida y eficiente. Entre las ventajas merecen mencionarse la considerable reducción de los costes de administración, la motivación del personal y una reducción de la carga de trabajo semanal del orden de los 30 a los 120 minutos por empleado (fuente: estudio de Intel). Además, se evita la duplicidad de difusiones, se reducen los costes telefónicos (VoIP), se acortan los tiempos de respuesta y es posible realizar un seguimiento de las comunicaciones.

Características:

  • Todos los mensajes y datos están disponibles de un vistazo
  • Se puede acceder a todos los mensajes a pesar de estar lejos de la oficina
  • No se requiere formación adicional, gracias al uso de la interfaz de usuario del cliente de correo electrónico habitual para correo electrónico, fax, correo de voz y SMS
  • Enfoque de servidor centralizado único que integra todas las comunicaciones
  • Los cuadros de conexión para compañías con varias ubicaciones permiten que el envío unificado de mensajes esté disponible allá donde se necesite
  • El alto nivel de disponibilidad y la configuración a prueba de fallos garantizan que puede recuperarse la información procedente del más amplio abanico de canales de comunicación diferentes de forma fiable y completa en cualquier momento
  • Archivo con búsqueda de texto completo (full-text) integrada que almacena todos los mensajes, con independencia del canal y del formato.
  • Se rastrean todos los eventos de comunicación relevantes, como establecen las leyes Sarbanes-Oxley, HIPAA (Ley de Transferibilidad y Responsabilidad del Seguro Médico), el Acuerdo de Basilea II y la Ley Patriótica de Estados Unidos.
  • Las opciones de control del administrador cubren la disponibilidad y uso de los sistemas, así como de todos los mensajes enviados y recibidos
  • Sistemas de correo de voz con mensajes grabados personalizados
  • Los usuarios pueden definir cómo deben reenviarse los mensajes de voz
  • Marcación cómoda directamente desde la agenda de direcciones

Mensajería de producción

La integración de canales de comunicación como el fax y el correo electrónico con los procesos de negocio mejora el workflow de negocio, reduce los costes operativos y ayuda a cumplir los requisitos legales. Gracias a Kofax Communication Server, los mensajes entrantes se comprimen, almacenan y reenvían rápidamente hacia los procesos de negocio correctos con independencia de los canales o del tipo de formato. Los mensajes ya no pueden extraviarse o retrasarse.

Los mensajes salientes pueden enviarse hacia cualquier destinatario o sistema, de forma independiente o como un mensaje masivo, a través de diferentes tipos de canales, como el fax, el correo electrónico, el SMS o los correos de voz. Las llamadas generadas automáticamente resultan útiles para escalar eventos críticos como una avería del sistema o cualquier otro tipo de alerta.

Tanto si es cuestión de crear y enviar mensajes directamente desde una aplicación de negocio como desde aplicaciones establecidas de groupware (envío de fax desde el escritorio), como Lotus Notes y Microsoft Exchange, nuestras soluciones cubren todas las funciones que la empresa necesita y se integran a la perfección en su sistema de TI.

Gracias a Kofax Communication Server, los clientes extraen el máximo partido de un producto líder en el mercado (Fuente: Computer-Based Fax Markets, 2006-2011, Davidson Consulting, 25,2% de cuota en el mercado de la producción de fax)

Características:

  • Transferencia fiable de mensajes, escalación de problemas
  • Transacciones seguras
  • El enfoque de servidor centralizado único integra todos los canales de comunicación en un sistema homogéneo
  • Las cajas de las sucursales (interfaz de fax y voz hacia PSTN), conectadas mediante un protocolo IP, permiten a las compañías distribuidas entre varias ubicaciones tener a su disposición los elementos de nuestra solución allá donde se necesitan, con todas sus características y funciones, incluso en las ubicaciones más aisladas, como si se encontraran en la sede central.
  • La capacidad para archivar dentro del respeto por las leyes y reglamentos (ley Sarbanes-Oxley, HIPAA -Ley de Transferibilidad y Responsabilidad del Seguro Médico-, el Acuerdo de Basilea II y la Ley Patriótica de Estados Unidos) es otra de sus ventajas. Nuestro sistema de archivo almacena automáticamente todos los mensajes entrantes y salientes, y los pone a disposición mediante la función de búsqueda para cuando sean necesarios. Se admite la integración con todos los sistemas ECM principales
  • Varias interfaces de código abierto (WEB, API, SMTP y FILE)
  • Conexión con varias aplicaciones de negocio (WebSphere MQ de IBM o ActiveX)
  • El alto nivel de disponibilidad y la configuración a prueba de fallos garantizan que puede recuperarse la información procedente del más amplio abanico de canales de comunicación diferentes de forma fiable y completa en cualquier momento
  • Las opciones de control del administrador cubren la disponibilidad y uso de los sistemas, así como de todos los mensajes enviados y recibidos
  • Enrutamiento al menor coste

Integración de ERP

El sistema ERP es el corazón de muchas compañías. Estas soluciones para dar soporte a los procedimientos internos de la compañía ofrecen una amplia cartera de aplicaciones y funciones. A menudo, resulta difícil integrar también sistemas para procesos de negocio internos de forma eficiente en la comunicación con clientes, socios o proveedores externos.

Por tanto, la integración estrecha de todos los canales de comunicación que se utilizan dentro y alrededor de la compañía en el ERP constituye una de las tareas importantes cuando se trata de optimizar la infraestructura de comunicaciones de una compañía. Un sistema ERP solo puede alcanzar toda su eficacia cuando toda la información (fax, SMS, correos electrónicos o mensajes de voz) puede integrarse automáticamente en el sistema ERP, y procesarse y trasladarse a usuarios u otros sistemas.

Con años de experiencia en la integración de soluciones de comunicación en entornos ERP (SAP, ORACLE, Siebel y PeopleSoft) y como partner de software complementario de SAP, integramos todos los servicios de comunicaciones en el sistema ERP y en sistemas que son líderes a nivel global, como SAP R/2 y R/3.

Características:

  • Integración en cualquier entorno ERP habitual
  • Envío y recepción de mensajes a través de todos los tipos de canales de comunicación (fax, correo electrónico, SMS, etc.)
  • Todos los mensajes se documentan y archivan automáticamente
  • Ahorros de costes gracias al procesamiento automatizado de información entrante y saliente

Integración con MFP

Muchas compañías están sustituyendo multitud de impresoras, fotocopiadoras, escáneres y aparatos de fax individuales por productos multifunción (MFP, en sus siglas en inglés). Sin embargo, los MFP generan problemas relacionados con el cumplimiento de las normas, los costes y la administración cuando se instalan como dispositivos aislados fuera de la estrategia de comunicación central de la compañía.

Kofax permite a las compañías cosechar todas las ventajas de integrar los MFP en su infraestructura y redes existentes de TI mediante Kofax Communication Server.

Consolidación

  • Incorpora la función de fax para todos los MFP conectados a la red.
  • Elimina los aparatos de fax individuales y las tarjetas de fax integradas en los MFP.
  • Hace que ya no sean necesarias líneas telefónicas individuales para cada MFP.
  • Soporta los entornos de telefonía IP (Fax sobre IP)
  • Permite el envío desde MFP con la extensión de fax o la dirección de correo electrónico del usuario.
  • Envía notificaciones de entrega y responde directamente al cliente de correo electrónico del usuario.
  • Permite la asignación de los gastos de transmisión entre los centros de costes.
  • Permite la gestión centralizada de la comunicación en entornos distribuidos.
  • Libera espacio de oficina gracias a la reducción del número de dispositivos.

Conformidad

  • Permite la autorización del usuario en el dispositivo multifunción.
  • Permite un workflow de autorización para fax salientes.
  • Ofrece el registro y seguimiento de todas las transferencias electrónicas de documentos desde los dispositivos multifunción.
  • Permite el control y la gestión centralizados de todo el tráfico.
  • Permite la indexación central y el archivo continuo (incluyendo PDF con función de búsqueda) de todos los mensajes entrantes y salientes.
  • Mantiene la confidencialidad gracias al reenvío de documentos hacia el buzón de entrada del usuario, en lugar de dejarlos a la vista en un aparato de fax público.

Mejora de la seguridad

  • Permite el funcionamiento a prueba de errores gracias a la arquitectura redundante única de Kofax Communication Server
  • Ofrece opciones de entrega segura y de confirmación.
  • Ofrece opciones de seguridad como la encriptación SSL y la validación de la dirección IP del creador.

Optimización de imágenes gracias a la tecnología Kofax VRS

  • Maximiza la calidad de las imágenes de los documentos electrónicos, incluso cuando presentan un fondo de color, bajo contraste o texto subrayadado con marcadores.
  • Envía imágenes óptimas hacia los procesos de captura de documentos y datos para lograr una mejor precisión en el OCR.
  • Ofrece una mejor calidad de imagen para aplicaciones de fax salientes.

Reducción de costes

  • Reduce los costes considerablemente gracias a la eliminación de tarjetas internas de fax en los dispositivos multifunción y en las líneas telefónicas individuales.