Automatización integral

Automatice sus procesos financieros y aumente el valor de su ERP

Automatización entorno al ERP

Gestione documentos como las empresas líderes... sin una sola hoja de papel

Automatizar los procesos documentales permite mejorar la visibilidad y el control, así como ahorrar tiempo, trabajo y recursos. Pero es mediante la automatización de procesos manuales como la gestión de las compras y la gestión de los pedidos de clientes, como podrá maximizar realmente el valor de la inversión que ha realizado en SAP.

La gestión automática de documentos marcará la diferencia

Gestión de documentos de compras

Pedidos de compras (Interno)

  • Obtenga más información para mejorar los precios, condiciones y plazos de los proveedores.
  • Reduzca los costes de compras, logística y contabilidad.
  • Mejore la gestión de las facturas entrantes.
  • Mejore los informes del departamento financiero.

Confirmaciones de pedidos (Externo)

  • Compruebe las fechas de entrega, los precios y las cantidades, para no tener problemas de entrega y ni de producción.
  • El tiempo de creación de las confirmaciones de pedido se reduce al mínimo.
  • Información puntual en caso de que un proveedor no pueda cumplir las condiciones del pedido.
  • Procesos de trabajo predefinidos para la gestión de excepciones.

Gestión de documentos logísticos

Albaranes (Externo)

  • Mejore la gestión y solucione más rápidamente los errores y excepciones.
  • Disponibilidad inmediata de los albaranes para los departamentos de contabilidad y compras.
  • Reduzca el tiempo necesario para introducir la información necesaria para registrar la mercancía recibida.
  • Contabilización automática de forma segura gracias a las numerosas validaciones y comprobaciones.

Gestión de documentos de Cuentas a Pagar

Facturas de proveedores (Externo)

  • Mejore la productividad en la gestión de sus facturas de proveedores- ahorre tiempo y reduzca costes y errores.
  • Reduzca el tiempo de gestión de las facturas, mejore su tesorería y obtenga descuentos por pronto pago.
  • Disponga siempre de una visión general de todas las facturas en el proceso, así como de la imagen de cualquier factura en concreto.

Procesos de pago (Interno)

  • Disponga de un registro completo, que satisface los requisitos de la ley SOX y similares.
  • Acceda en cualquier momento a la imagen de la factura y a la información que contiene.
  • Elimine los documentos en papel que se imprimen sólo para las aprobaciones de pago.
  • Apruebe y autorice el pago a sus proveedores en un proceso de trabajo más eficiente.

Gestión de documentos de Operaciones

Maestro de clientes, Maestro de Proveedores, Libro Mayor, Centro de Costes, Centro deBeneficios, Activos Fijos (Interno)

  • Cree, actualice y bloquee registros a través de un sencillo proceso de trabajo.
  • El registro de todas las solicitudes de cambio garantiza su realización.
  • Evite fraudes y datos erróneos que pueden afectar a otros procesos.
  • Reduzca procesos informales de trabajo a través del teléfono, fax o e-mail.
  • Proceso de trabajo más sencillo, que reduce el tiempo y las actividades necesarias para actualizar los datos maestros.

Gestión de documentos de venta

Pedidos de clientes (Externo)

  • Aumente la transparencia y el control sobre el proceso.
  • Mejore la identificación de errores y excepciones.
  • Reduzca los costes en el proceso de recepción de pedidos.
  • Aumento de la satisfacción del cliente gracias a la optimización del proceso de pedidos.

Gestión de documentos de Cuentas a Cobrar

Avisos de pago (Externo)

  • Identifique automáticamente las facturas pendientes, coteje los importes y cierre las facturas.
  • La captura automática de datos y la identificación y cotejo inteligentes reducen los tiempos de trabajo.
  • Posibilidad de validar los datos del aviso de pago y las facturas pendientes antes de crear el documento de pago definitivo.
  • Mejore su proceso de trabajo y solucione más rápidamente los errores y excepciones.

Gestión de documentos financieros

Contabilizaciones financieras (Interno y externo)

  • Gestione las contabilizaciones el el Libro Mayor y otras relacionadas con los clientes dentro del departamento financiero

    - por la realización de correcciones

    - para la creación de facturas a clientes

  • Soporte de otros procesos, además de las facturas a pagar.
  • Cumplimiento de las reglas de autorización y mejor planificación financiera

Muchos procesos, una solución

Al mismo tiempo que las empresas logran aumentar notablemente su eficacia cuando implementan soluciones SAP, muchas de ellas siguen utilizando obsoletos procesos manuales para realizar muchas tareas. Esto significa que no suelen cumplir los vencimientos de pago, tienen problemas para cumplir con la normativa financiera o emplean multitud de recursos para realizar esos procesos manuales. La buena noticia para estas empresas es que existe una forma de mejorar el control, la eficacia y los costes de estos engorrosos procesos- incorporándolos y automatizándolos dentro de SAP.

La solución para automatización de procesos de negocio de Lexmark automatiza procesos que son críticos para lograr una productividad óptima y dar valor a su inversión en SAP. A continuación enumeramos algunas razones por las que las empresas que utilizan SAP han decidido automatizar sus procesos de gestión de documentos con Lexmark:

  • Para automatizar múltiples procesos con una única solución
  • Para minimizar el trabajo de introducción manual de datos y los errores al teclear y así agilizar los procesos
  • Para mejorar el servicio tanto a proveedores como dentro de la organización
  • Para mejorar la productividad en todos los procesos
  • Para garantizar que lo pagos se realizan a tiempo o antes del vencimiento para aprovechar los posibles descuentos por pronto pago del proveedor
  • Para reducir los costes de las facturas pendientes de pago
  • Para aumentar la visibilidad y transparencia de todos los procesos documentales
  • Para cumplir la legislación que requiere un registro de todas las transacciones financieras

Controle sus compras - simplifique la gestión de sus solicitudes de compras

Los departamentos de compras pueden generar valor en las empresas si garantizan que todas las compras se preaprueban internamente- así se controlan realmente los presupuestos y el gasto. La automatización del proceso de solicitudes de compras en SAP lo hace posible.

Solicitud y aprobación a través de un sencillo formulario web

Aberdeen Group afirma que las empresas pierden casi el 25% de cada euro que gastan en  los gastos incontrolados que no aprovechan los precios y condiciones preferentes de las empresas, porque  los compradores se saltan los procedimientos estándar (y normalmente complejos) para realizar pedidos.

La solución para la gestión de solicitudes de compras de Lexmark ofrece un proceso de trabajo configurable para automatizar y simplificar este proceso. Proporciona a todos los compradores autorizados de la empresa un sencillo formulario web para que soliciten sus compras; así, dispondrán inmediatamente de una mayor visibilidad de todas las solicitudes de compras conforme avanzan a través del proceso de aprovisionamiento. Al mismo tiempo, quedará un registro de todos los procesos, que le permitirá cumplir la normativa actual y futura.

Características y ventajas principales

  • Recogida controlada de todas las solicitudes de toda la organización
  • Flujo de trabajo automatizado para aprobación de compras y asignación de costes
  • Integración en los catálogos electrónicos existentes
  • Funciona dentro de SAP utilizando sus transacciones estándar
  • También se puede acceder a la aplicación a través de una sencilla interfaz web para usuarios que no utilicen SAP
  • Rápido de implementar y altamente configurable para mejorar los procesos de trabajo informales
  • Validación automática contra los datos maestros de SAP, garantiza que los datos del pedidos están completos y respeta los permisos de compra de cada usuario
  • Ofrece más información, para mejorar los precios, condiciones y plazos de los proveedores
  • Reduce los costes de compras, logística y contabilidad
  • Mejora la gestión de las facturas entrantes
  • Mejora la capacidad de generar informes de los departamentos financieros
  • Mejor selección de proveedores

Automatización de la gestión de albaranes en SAP

Se trata de la información en la que usted confía para asegurarse de que dispondrá de la mercancía que necesita cuando la necesita.

Elimine interrupciones en la cadena de suministros con una mayor visibilidad del estado de sus pedidos

Comprobar las confirmaciones de los pedidos para asegurarse de que coinciden con sus pedidos de compras en SAP le ofrece confianza en su suministro y le permite prepararse para cambios. Pero cuando este proceso se realiza de forma manual, puede convertirse en una tarea muy tediosa e ineficaz.

Usted ya ha realizado la inversión en una solución SAP. La automatización del proceso de confirmación de pedidos es el siguiente paso hacia una gestión eficaz y precisa de su cadena de suministros. La solución de Lexmark le ofrece total transparencia sobre el estado de sus pedidos. Lee e interpreta las confirmaciones de pedidos, buscando automáticamente las referencias de los artículos y avisándole sólo cuando hay que realizar alguna acción. Puede realizar ajustes en sus pedidos siempre que sea necesario, minimizando el riesgo de paradas de producción o excesos en el suministro.

Características y ventajas principales

  • Disponible para todos los trabajadores autorizados en la empresa, a través de una interfaz intuitiva y fácil de utilizar (interfaz web o SAP)
  • Captura automática de datos a nivel de artículos de línea e introducción de datos en SAP
  • Cotejo automático de los datos de la confirmación del pedido con el correspondiente pedido de compras
  • En caso de discrepancia, el pedido de compras correspondiente se puede actualizar y se notifica al creador del pedido
  • Procesos de trabajo predefinidos para la gestión de excepciones
  • Procedimiento transparente y trazable
  • El tiempo de procesamiento de las confirmaciones de pedidos se reduce al mínimo
  • Información a tiempo en caso de que un proveedor no pueda cumplir las condiciones del pedido
  • Sin paradas de producción provocadas por faltas de suministro
  • Mayor calidad de los datos

Un único canal para el registro y control de apuntes financieros en SAP

Cuanto más preciso y actualizado se encuentre el libro mayor de SAP, más fácil será tomar decisiones empresariales más inteligentes.

Solicitud, aprobación e introducción de apuntes financieros con una única solución

La solución de Lexmark para la contabilidad financiera en SAP permite a todos los usuarios de una empresa enviar solicitudes para realizar apuntes financieros en el libro mayor mediante un formulario único, accesible desde Internet o desde una interfaz SAP. Esta herramienta de comunicación fácil de utilizar ofrece un único punto de control para la introducción de solicitudes y un proceso automático de aprobación.

El software funciona dentro de SAP El uso en toda la empresa de este transparente proceso de contabilidad financiera facilita el registro de todos los procesos y mejora los informes de los departamentos contables y financieros.

Características y ventajas principales

  • Formulario web fácil de utilizar para una recogida sencilla y centralizada de todas las solicitudes de apuntes financieros
  • Crea distintos apuntes, incluyendo la modificación de apuntes incorrectos, creación de provisiones y periodificaciones, y designación de los importes contables entre las cuentas del libro mayor y los objetos de Controlling
  • Ofrece una completa visibilidad de todo el proceso de solicitudes y aprobaciones
  • Fácil archivo de actividades y datos relacionados con el proceso
  • Cumplimiento con la normativa vigente
  • Mejor planificación financiera
  • Mejores informes sobre las cantidades contabilizadas
  • Proceso sin papel

Mejore el control de los datos maestros para sus procesos empresariales

Controle las solicitudes de cambio en los datos maestros con un portal centralizado de solicitudes y un proceso de aprobación automático, que garantice una información precisa y actualizada.

La gestión de los datos maestros es clave para el cumplimiento de la normativa

La actualización de los datos maestros es un proceso que se realiza bajo petición, que implica a múltiples personas, que conlleva muchos pasos y, con frecuencia, no ofrece unos resultados ideales. Lexmark simplifica el proceso de realización de cambios en los datos maestros (como nuevas entradas de proveedores o cambios en los datos maestros de clientes o proveedores) con un proceso de trabajo automatizado y predefinido que ofrece un único punto de control y seguimiento de cambios.

Características y ventajas principales

  • Aplicación web fácil de utilizar como punto de entrada para todas las solicitudes de cambio de datos maestros
  • Permite recoger de forma controlada todas las solicitudes de cambios de datos maestros que se realizan en la empresa
  • Procesos de aprobación adaptados a los procesos empresariales establecidos
  • Mayor control, gracias a un punto único de gestión y a una vista general de las solicitudes
  • Proceso de trabajo más sencillo, que reduce el tiempo y las actividades necesarias para actualizar los datos maestros
  • Funciona dentro de SAP usando el propio interfaz de SAP (GUI) o con un navegador usando un interfaz web
  • Mejor cumplimiento de la normativa para la gestión de datos maestros
  • Integración sencilla con el sistema de archivo (certificado para SAP ArchiveLink)

Para lograr mejores resultados en la gestión de pedidos de clientes, comience por el principio

Automatizar en SAP las primeras fases de la gestión de sus pedidos de clientes permite influir notablemente en todo el proceso de venta, reduciendo tanto los plazos de entrega a los clientes como el coste de gestión de los pedidos hasta en un 50%.

Con frecuencia, escuchamos esto de nuestros clientes: el proceso de registrar en SAP los pedidos de venta entrantes requiere mucho tiempo y es propenso a errores. Hay demasiada gente gestionando los pedidos entrantes y no existe un proceso estándar y claro. Esto suele llevar a sufrir problemas tales como altos costes de gestión de pedidos, problemas de tesorería e insatisfacción por parte de los clientes.

Como "add-on" (extensión) certificada por SAP, la solución automatizada de Lexmark para la gestión de pedidos de clientes funciona dentro de SAP, evitando la necesidad de cualquier integración. Cuando llega el pedido de un cliente, la tecnología de reconocimiento de Lexmark reconoce y captura toda la información relevante. A continuación, la coteja con los datos existentes en SAP y pone en marcha un proceso predefinido para gestión de incidencias, permite un seguimiento rápido, preciso y documentado para la creación de la confirmación del pedido.

Características y ventajas principales

  • Reconocimiento y captura automática de los datos relevantes del pedido, como organización de ventas SAP, canal de distribución, grupo de ventas y número de material SAP
  • Comprobación automática de precios y de la disponibilidad de artículos antes de registrar el pedido en SAP
  • Integración de condiciones y comprobaciones específicas del cliente
  • Mayor control del proceso y total transparencia
  • Identificación más rápida de errores y excepciones
  • Registro automático de pedidos si están incluidos todos los datos obligatorios
  • Tiempos de gestión más cortos
  • Costes más bajos en el proceso de recepción de pedidos
  • Aumento de la satisfacción del cliente gracias a la optimización del proceso de pedidos