Kofax MarkView for AP

Procesamiento optimizado de transacciones

Controles internos

Kofax MarkView for AP mitiga las inexactitudes y los errores financieros por medio de controles internos sólidos que garantizan que las transacciones contables se registren y clasifiquen con precisión y en los plazos adecuados. Al incluir mejores prácticas en la automatización integral de los procesos financieros, Kofax MarkView for AP optimiza los procesos y garantiza el cumplimiento de las políticas y procedimientos corporativos. MarkView, probado en las empresas más importantes del mundo, no tiene rival en cuanto a su capacidad para cumplir las demandas de las empresas financieras que pugnan por disponer de operaciones de primera clase.

Las tecnologías instrumentales de MarkView, flujo de trabajo e imágenes, facturación electrónica, soluciones de autoservicio e integración en sistemas ERP, pueden mejorar mucho los niveles de servicio y eficiencia, impedir el fraude, reducir los errores, garantizar la precisión de los extractos financieros y reducir los ciclos de cierre de contabilidad.Al eliminar el papel e integrar todos los tipos de transacciones en flujos de trabajo de mejores prácticas estándares y coherentes, MarkView optimiza el procesamiento de las transacciones financieras a la vez que refuerza los controles internos. El resultado son: operaciones financieras automatizadas e importante reducción de los costes de procesamiento.

Reforzar los controles internos no está reñido con la reducción de costes

Un dilema clásico de las empresas financieras es la elección entre objetivos aparentemente contrapuestos: reducir costes mientras se refuerzan los controles internos y/o mejoran los niveles de servicio. Generalmente, el refuerzo del entorno de los controles ha supuesto un aumento de los costes o una reducción de los niveles de servicio; mientras que la reducción de costes, con frecuencia, ocasionaba controles más débiles y niveles de servicio reducidos. Las consecuencias de perseguir alguno de estos objetivos han sido lo suficientemente costosas como para disuadir a muchas empresas. Sin embargo, las presiones dominantes y los requisitos de cumplimiento del entorno actual demandan que se traten de alcanzar dichos objetivos.

Reforzar los controles internos es un requisito fundamental de las empresas financieras que buscan operaciones de primera clase. Con Kofax MarkView for AP, reforzar los controles internos claramente no está reñido con la reducción de costes y la mejora de los niveles de servicio. De hecho, es la clave para mejorar de manera muy significativa el entorno de los controles a la vez que se transforma positivamente la eficiencia de las operaciones. La validez de Kofax MarkView for AP la demuestran los resultados tangibles de los clientes. El Grupo Gantry, una empresa independiente, afirma que la suite MarkView ha generado un promedio de recuperación de la inversión en tres años del 332%, o 1,9 millones de dólares estadounidenses, con un promedio de recuperación de 7,4 meses. Póngase en contacto con nosotros para conseguir una copia del libro blanco del retorno de la inversión.

Automatización de procesos de Kofax MarkView for AP: permitir a las empresas alcanzar sus objetivos de control

Los procesos de mejores prácticas ofrecidos por Kofax MarkView for AP proporcionan un rendimiento, retorno de la inversión y ventajas empresariales sostenibles superiores; todo dentro del marco de un sólido entorno de controles. En concreto, Kofax MarkView for AP posibilita el logro de los objetivos de control por medio de:

  • El cumplimiento de las políticas y procedimientos corporativos – Kofax MarkView for AP posibilita el cumplimiento de las políticas y procedimientos corporativos incorporando flujos de mejores prácticas en operaciones empresariales cruciales como cuentas a pagar, cuentas a cobrar y gestión de gastos. Esto aumenta la eficiencia operativa y la probabilidad de percibir o prohibir actos ilegales.
  • Un marco de aprobación sólido y preciso – Se aseguran las aprobaciones en los plazos adecuados por medio de envíos, recordatorios y jerarquizaciones automatizadas, todo ello controlado por el software de flujo de trabajo. El acceso de autoservicio para completar copias de respaldo y registros detallados de auditoría de las transacciones proporciona a los gestores una visibilidad completa para realizar aprobaciones precisas con un alto nivel de confianza.
  • Copias de respaldo completas de las transacciones – El mantenimiento adecuado de las copias de respaldo de las transacciones por medio de la asociación en línea de toda la información pertinente con el registro ERP proporciona una visibilidad sin igual de los datos financieros para realizar aprobaciones, revisiones y auditorías, y es la piedra angular de los controles internos. La mejor práctica de los procesos de cuentas a pagar consiste en integrar todos los formatos y fuentes de los documentos de las copias de respaldo de las transacciones en el sistema financiero ERP en tándem con las facturas centralizadas recibidas por el proceso de cuentas a pagar. Toda la documentación de facturas en papel se digitaliza utilizando tecnología de imágenes y, a continuación, se indexa en el sistema ERP utilizando la imagen en lugar del documento impreso real. También se capturan las facturas electrónicas (EIPP) y las transacciones EDI. Esta permanente asociación de las copias de respaldo de las transacciones con registro ERP refuerza de forma significativa el entorno de los controles.
  • Visibilidad integral y anticipada de las transacciones financieras – La recepción central de todas las facturas junto con las imágenes iniciales inmediatas permite el registro más anticipado posible de los pasivos y proporciona a los ejecutivos financieros la más alta y precisa visibilidad de la situación de las cuentas a pagar. Los costes se reducen porque la solución permite a las empresas disminuir la duración del ciclo de aprobación y revisión, y eliminar las facturas urgentes, permitiendo descuentos por pagos al contado y evitando sanciones por pagos atrasados. Además, los registros de auditorías sobre quién hizo qué y cuándo se conservan durante todo el ciclo de vida del proceso.
  • División de responsabilidades incompatibles en las transacciones – La recepción central de todas las facturas junto con las imágenes iniciales inmediatas permite el registro más anticipado posible de los pasivos y proporciona a los ejecutivos financieros la más alta y precisa visibilidad de la situación de las cuentas a pagar. Los costes se reducen porque la solución permite a las empresas disminuir la duración del ciclo de aprobación y revisión, y eliminar las facturas urgentes, permitiendo descuentos por pagos al contado y evitando sanciones por pagos atrasados. Además, los registros de auditorías sobre quién hizo qué y cuándo se conservan durante todo el ciclo de vida del proceso.

    Con Kofax MarkView for AP, la división se puede realizar en las mismas transacciones en lugar de en las funciones de los puestos de trabajo, de modo que los empleados puedan seguir realizando múltiples funciones siempre y cuando no lleven a cabo responsabilidades contradictorias en la misma transacción. El control en tiempo real de las transacciones identifica las posibles infracciones a las políticas, los errores en los pagos, abusos y fraudes del sistema, y envía la transacción para que se revise y ejecute, minimizando riesgos y sin sacrificar productividad o costes.

  • Registros de auditoría integrales – Kofax MarkView for AP permite a las empresas controlar las facturas en su transición de un paso a otro. El sistema hace un seguimiento de los cambios y mantiene un registro de auditoría completo. En cada punto del proceso, las empresas disponen de un registro sobre los pasos que se han realizado y por quién, permitiéndoles detectar automáticamente los posibles conflictos en las transacciones. Esto refuerza la efectividad y eficacia de una sólida función de auditoría interna y externa, lo que ayuda a evitar inexactitudes financieras. A los auditores se les puede dar acceso de autoservicio para que ellos mismos completen los registros de auditoría y la información de respaldo de cada transacción financiera; con esto se garantiza que los controles se comprueben rápidamente y se minimizan los costes de auditoría.
  • Soporte para auditorías internas y externas – Kofax MarkView for AP proporciona acceso de autoservicio desde el teclado para completar las copias de respaldo y los registros de auditoría de las transacciones, y también facilita la generación detallada de informes que optimiza la función de auditoría.
  • Reducción de los errores de procesamiento y contabilidad – Las capacidades de mejores prácticas, captura y envío de Kofax MarkView for AP reducen de forma significativa innumerables tipos de errores: entrada de datos, pérdida o archivado incorrecto de documentos y/o aprobaciones deficientes, lo que reduce en gran medida las tasas de error.

Los graves riesgos en el entorno de los controles generan inconvenientes

Las fuentes más probables de riesgos en el entorno de los controles están claramente identificadas y cada una trae consigo inconvenientes que pueden comprometer la rentabilidad, la calidad de las auditorías y la capacidad para lograr el cumplimiento reglamentario de cualquier institución financiera. Estas son:

  • Procesos basados en papel – Una empresa que depende de procesos financieros basados en papel puede está expuesta a problemas de ineficiencias y riesgos. Según un estudio de PricewaterhouseCoopers, en promedio, las empresas realizan 19 copias de cada documento impreso, gastan 20 dólares estadounidenses en archivar cada documento, pierden 1 de cada 20 documentos, gastan 120 dólares estadounidenses en tareas de búsqueda de cada documento perdido y emplean 25 horas en trabajos de recreación de cada documento perdido. Este entorno manual basado en papel está plagado de errores y controles internos deficientes en procesos financieros críticos como suministro, cuentas a pagar y cuentas a cobrar.

    Además de un incrementado riesgo de fraude, los procesos manuales basados en papel son un caldo de cultivo de errores. En los procesos de cuentas a pagar, se producen errores del tipo de pagos duplicados, sobrepagos y codificación de distribución debidos a procesos defectuosos y disfuncionales. Los pagos duplicados, con frecuencia, ocurren cuando un proveedor emite una segunda factura cansado de esperar por los largos ciclos resultado de procesos ineficientes. Los sobrepagos, por lo general, ocurren cuando los datos de una factura se introducen con errores.
  • Procesos diferentes para distintos tipos de transacciones – Muchas empresas gestionan transacciones con formatos y/o fuentes diferentes, incluidas facturas impresas, EDI, por fax y electrónicas (EIPP), cada una con un flujo de trabajo y proceso distintos. Esto crea un entorno de controles abierto, con una proliferación de procesos clave, lo que ocasiona ineficiencias en los procesos, una mayor probabilidad de actos ilegales y mayores costes de cumplimiento y auditoría.
  • Copias de respaldo de las transacciones basadas en papel – Los riesgos de utilizar copias de respaldo de las transacciones basadas en papel coinciden con los de las transacciones que dependen del papel en cualquier otro proceso. El archivo, recuperación, copia, envío por fax y envío por correo de los documentos impresos bloquea el procesamiento de las transacciones, dificulta la asociación precisa y en los plazos oportunos de los documentos con un registro financiero ERP, y crea numerosos huecos en el entorno de los controles.
  • Marco de aprobación manual – Normalmente, los procesos de aprobación manuales son lentos, con abundantes errores y escasas protecciones (por ejemplo, verificaciones de firmas) debido a los grandes volúmenes y los limitados recursos.
  • Responsabilidades incompatibles – Como numerosos casos en los anales del fraude han puesto de manifiesto, es esencial contar con una división estricta de las responsabilidades para mantener sólidos controles internos. Cuando las responsabilidades no están debidamente divididas (por ejemplo entrada de factura frente a aprobación de factura), no se puede alcanzar el objetivo de disponer de controles internos sólidos.
  • Historial inaccesible de auditorías – Con los requisitos impuestos por Sarbanes-Oxley, para completar auditorías precisas, en los plazos adecuados y rentables es necesario que los registros se puedan verificar fácilmente. Si los procesos que se están auditando son complejos, tienen muchos pasos y/o son manuales, la carga de la auditoría aumenta de forma significativa.


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Flujos de trabajo de mejores prácticas

El flujo de trabajo es la dimensión más importante en la automatización de los procesos de cuentas a pagar, por tanto es importante responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo se proporciona?
  • ¿Cómo se integra con el sistema ERP?
  • ¿Qué mejores prácticas incorpora? ¿Cómo incorporará las excepciones y variaciones?
  • ¿De qué manera se realizarán los cambios y qué impacto tendrán en la solución general?

El flujo de trabajo se puede proporcionar de tres formas:

  • Desarrollo a medida (lenguaje de programación o conjunto de herramientas de desarrollo de flujos de trabajo)
  • Plantillas
  • flujos de trabajo totalmente desarrollados

Con la opción de desarrollo a medida, un equipo (de TI o consultoría) diseña los flujos de trabajo y utiliza lenguaje de programación para entregarlos.

Las plantillas de flujo de trabajo, por lo general, se suministran con un conjunto de herramientas de flujo de trabajo o como software intermedio (middleware). Las plantillas constan de flujos de trabajo parciales que solucionan problemas genéricos. Por ejemplo, el conjunto de herramientas puede proporcionar una plantilla para el procesamiento de reclamaciones, la gestión de cuentas financieras y la de cuentas a pagar. Aunque suponen un punto de partida para el flujo de trabajo, también requieren de un equipo (de TI o consultoría) que personalice el software, agregando o modificando el código de la plantilla.

El software específico del cliente depende del equipo (de TI o consultoría) para el diseño del flujo de trabajo y las prácticas proporcionadas, integración en ERP, documentación, pruebas, soporte y actualización del software de flujo de trabajo. Las nuevas funciones, los inevitables arreglos de fallos informáticos y las actualizaciones regulares de ERP también requerirán consultoría o recursos de TI (y, por tanto, costes). Este método tiene un coste más alto de adquisición y tenencia.

Los flujos de trabajo completamente desarrollados incluyen mejores prácticas y:

  • Proporcionan integración en ERP en tiempo real;
  • Se pueden configurar para que se cumplan los requisitos;
  • Contienen opciones para incorporar cambios;
  • Están documentados, probados y certificados con el sistema ERP;
  • Ofrecen servicios de formación y ayuda en línea;
  • Se pueden actualizar por medio de un proceso estandarizado, probado y automatizado; y
  • Ofrecen el menor coste de adquisición y tenencia.

Kofax proporciona flujos de trabajo de mejores prácticas completos y desarrollados para optimizar los procesos financieros

Los flujos de trabajo de mejores prácticas de Kofax MarkView for AP han transformado las prácticas empresariales y optimizado los procesos financieros para que las mejores empresas del mundo puedan obtener el máximo beneficio. Con ello, se optimizaron los procesos, se reforzaron los controles internos, se simplificaron los procesos de auditoría y se consiguieron ganancias significativas en la productividad financiera y empresarial, a la vez que se redujeron los costes. En esta era de crecientes presiones para los profesionales del mundo financiero, contar con la solución adecuada da buenos resultados económicos.

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Controles internos

La facturación electrónica (también conocida como EIPP o presentación y pago de facturas electrónicas) tiene un historial bien documentado de éxitos en el logro de procesos de transacción de cuentas a pagar al coste más bajo.

Justifique su inversión en facturación electrónica

Una estrategia de facturación electrónica debe englobar al conjunto completo de necesidades y beneficios de la automatización de todo el proceso financiero. Una estrategia ganadora deberá incluir el diseño de un proceso óptimo y la creación de casos de negocio, así como asegurar la inversión requerida, la selección e instalación satisfactoria de las tecnologías adecuadas, la adopción por parte del proveedor de los cambios demandados por el comprador a su proceso desde pedido hasta cobro y la adopción satisfactoria de los cambios en los procesos internos.

¡Trabajar con papel sale caro! Los procesos basados en papel son complejos, caros, proclives a errores y lentos, no disponen de visibilidad y suponen desafíos para la integridad, como ponen de manifiesto las infracciones a los controles, los errores y el coste y complejidad de las auditorías. Las facturas electrónicas prometen resolver cada uno de estos problemas al:

  • Optimizar los procesos;
  • Reducir los costes;
  • Eliminar los errores;
  • Reducir el tiempo de procesamiento de las facturas;
  • Aumentar la visibilidad;
  • Reforzar los controles internos; y
  • Mejorar los niveles de servicio


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Autoservicio

Las funciones de cuentas a pagar tienen muchas relaciones clave, incluidas unidades de negocio, compras, proveedores, empleados, contabilidad, auditores, y dirección y supervisión. Satisfacer las demandas de todas estas partes interesadas puede ser una tarea desalentadora en el mejor de los casos, y una carga de difícil gestión en el peor de ellos. Las consultas constantes, discrepancias, solicitudes de información y corrección de errores pueden minar la productividad de los procesos de cuentas a pagar, e incluso bloquearla. ¿Pero qué sucedería si estas partes interesadas pudieran realizar tareas relacionadas con las cuentas a pagar por sí mismas sin ninguna ayuda del personal de cuentas a pagar? A esto es a lo que llamamos autoservicio. El autoservicio puede ser una herramienta poderosa que disminuya los costes y aumente los niveles de servicio gracias a la reducción de los ciclos de proceso sin arriesgar los controles internos. Al mismo tiempo, el autoservicio minimiza los errores, ya que elimina prácticamente la reentrada de datos de facturas, que es lo que con más facilidad puede dar origen a errores en los datos y pagos.

El autoservicio mejora globalmente todo el ciclo de vida de los procesos de cuentas a pagar, desde el envío/captura de documentos de facturas, hasta la optimización y gestión de los procesos de flujos de trabajo, pasando por la gestión de recursos de cuentas a pagar, las consultas y las auditorías.

El autoservicio facilita los procesos de cuentas a pagar porque:

  • Permite a los proveedores solicitar información sobre el estado de los pagos y enviar facturas en línea por medio del portal de autoservicio del proveedor.
  • Permite a las unidades de negocio, aprobar y codificar facturas de forma precisa, sin implicación de AP.
  • Permite a suministros resolver situaciones de espera sin intervención de cuentas a pagar.
  • Permite a los gestores y controladores de cuentas a pagar supervisar medidas clave relacionadas con la productividad, la gestión de caja y el cumplimiento.
  • Permite a los empleados enviar informes y recibos de gastos.
  • Permite a los auditores recuperar documentación de soporte y registros de auditorías sin añadir carga de trabajo a cuentas a pagar.

Los ahorros que se consiguen al cambiar al autoservicio liberan recursos que se pueden aplicar a tareas de mayor valor añadido, como cumplimiento de contratos, gestión de caja, mejora de la productividad, mejor gestión de proveedores y análisis de gastos.


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Integración en el sistema ERP en tiempo real

El sistema ERP es la columna vertebral de los procesos transaccionales de la empresa, el centro de atención de la información transaccional. La mayoría de las soluciones de cuentas a pagar complementarias afirman estar “integradas” en el sistema ERP cuando en realidad su software duplica la información de empresa, la lógica de negocios y la funcionalidad de ERP, lo que acarrea ineficiencias y errores. La integración en el sistema ERP en tiempo real garantiza que ERP sea la “única fuente de la verdad” sin información empresarial, lógica de negocio o funcionalidad duplicadas.

Información de transacciones ERP en tiempo real

La solución de mejores prácticas para procesos de cuentas a pagar proporciona introducción de transacciones en tiempo real. Una vez recibida, la factura se introduce inmediatamente en el sistema ERP. Un enfoque menos integrado supone que el sistema ERP no conoce la existencia de la factura desde su recepción hasta la aprobación, momento en que finalmente entra en el sistema ERP. Con la integración en tiempo real, se pueden ver todos los datos del flujo de trabajo desde el sistema ERP. Las solicitudes de información se responden con ERP e información sobre el estado del flujo de trabajo en tiempo real. Este enfoque también garantiza la precisión de los informes financieros.

Información de empresa y lógica de negocios

“Única fuente de la verdad” significa que realmente ningún dato está duplicado. El sistema ERP debería ser la “única fuente de la verdad” en los siguientes aspectos:

  • Seguridad y autorización de los usuarios
  • Jerarquías de los usuarios
  • Límites posibles
  • Gráficos de cuentas
  • Archivos maestros del proveedor

Las soluciones integradas y en tiempo real se aprovechan de la información de empresa conservada y almacenada en el sistema ERP, y utilizan la lógica de negocio de ERP para validar la información introducida. Las soluciones que duplican los datos y la lógica de negocio ocasionan problemas con la sincronización de datos y la incoherencia de la lógica, lo que aumenta los errores.

Entorno del usuario

Las actividades diarias de los profesionales de finanzas y suministros están centradas en aplicaciones ERP. Por tanto, esperan que las nuevas capacidades se proporcionen en un entorno complementario, no en un paradigma diferente. Al mismo tiempo, los usuarios que revisan, codifican y aprueban facturas normalmente tienen pocos conocimientos del entorno de usuario del sistema ERP; sus preferencias de área de trabajo por lo general serán los navegadores de red. La solución es proporcionar nuevas capacidades por medio de áreas de trabajo integradas a la perfección que estén diseñadas específicamente para cada tipo de usuario.

La integración en el sistema ERP en tiempo real proporciona valores evidentes

Kofax MarkView for AP aprovecha todo el potencial de las inversiones de Oracle y SAP optimizando y automatizando los procesos de negocio que interaccionan con estos sólidos sistemas ERP. Los flujos de trabajo de mejores prácticas eliminan los pasos innecesarios y optimizan el procesamiento de todos los participantes. La integración de Kofax MarkView for AP en el sistema ERP en tiempo real proporciona un convincente retorno de la inversión con una rápida retribución y ha mejorado significativamente los procesos financieros de las empresas más importantes del mundo.

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