Kofax Transformation

Clasifique, separe y extraiga automáticamente datos desde cualquier documento para aumentar la productividad, acelerar los procesos, mejorar la calidad de los datos y reducir los costes

Reducción de costes con Kofax Touchless Processing™

Al eliminar la necesidad de clasificar y separar documentos, y extraer datos manualmente, las organizaciones pueden reducir drásticamente sus costes operativos. Cuanto mayor es el nivel de procesamiento sin contacto, mayor es la reducción de costes. Gracias a KT, los usuarios alcanzan elevados niveles de automatización sobre cualquier tipo de documento.

Aumento de la velocidad

La clasificación y separación de documentos, y la extracción de datos manualmente son tareas tediosas que consumen mucho tiempo, y no es la mejor forma de invertir el tiempo de los trabajadores del conocimiento. Al automatizar estos procesos, KT permite a los trabajadores del conocimiento centrar sus esfuerzos en tareas con valor añadido, como el servicio al cliente o la resolución de consultas. La velocidad de procesamiento también aumenta cuando los procesos transcurren sin contacto.

Aumento de la capacidad de procesamiento

Al eliminar la necesidad de clasificar, separar y extraer documentos manualmente, las compañías son capaces de procesar más transacciones cada día sin aumentar su personal. Cuanto mayor es el nivel de procesamiento sin contacto, mayor es el aumento de la productividad. Gracias a KT, los usuarios alcanzan elevados niveles de productividad en cualquier tipo de documento.

Mayor calidad de los datos

La clasificación y separación de documentos, y la extracción de datos manualmente son proclives a errores (los humanos suelen alcanzar una precisión del 95%). Al automatizar estos procesos y ajustar las tecnologías a los documentos de un cliente, KT puede mejorar la calidad de los datos extraídos en comparación con la entrada manual (reduciendo normalmente los errores por debajo del 5%), manteniendo al mismo tiempo un elevado grado de automatización. Además, las potentes funciones de validación de datos de KT garantizan que la información extraída es correcta antes de que la empresa la utilice. La consecuencia es que se producen menos excepciones en comparación con los métodos manuales, así como menos consultas de los clientes.

Mejora del cumplimiento de la normativa

KT ofrece un entorno controlado basado en TI para reunir datos sensibles del cliente tan pronto como entran en la organización, y enviarlos rápidamente hacia un repositorio seguro. Las potentes funciones de validación de datos garantizan que los datos son correctos, y la clasificación precisa de documentos significa que las políticas de conservación y seguridad del contenido se aplican de forma más fiable.

Aumento de la capacidad de respuesta

KT puede clasificar, separar y extraer un documento en cuestión de segundos, y puede trabajar fuera de las horas normales de trabajo en caso necesario. En consecuencia, los documentos pueden procesarse más rápidamente que con métodos manuales, reduciendo el tiempo para completar cada transacción y beneficiando tanto al usuario como a su cliente.

Aumento de la seguridad de los datos

El procesamiento automático de documentos reduce la necesidad de que las personas interactúen con datos confidenciales y, por tanto, aumenta la seguridad. Al ofrecer la capacidad para clasificar documentos automáticamente a medida que son digitalizados y enviados hacia un sistema de workflow para su envío automático, KT elimina la necesidad de que los operadores del departamento de correspondencia lean documentos en el punto de llegada para enviarlos hacia el departamento correcto. En consecuencia, se reduce el riesgo de que información confidencial se divulgue al dominio público. Tras la extraccion, pueden identificarse los datos sensibles y enviarlos solo al personal clave, permitiendo resolver las cuestiones de privacidad y confidencialidad del cliente, lo que desemboca en una mayor confianza del cliente y un mejor cumplimiento de las obligaciones normativas.

Mejora de la auditoría de procesos

Los procesos manuales son intrínsecamente difíciles de auditar. El uso de tecnología automatizada para procesar documentos implica que cada paso puede controlarse, supervisarse y analizarse. Como resultado, las organizaciones pueden satisfacer mejor los requisitos normativos y los cuellos de botella pueden identificarse más fácilmente.

Un producto para todos los tipos de documentos

KT es el producto de clasificación de documentos y extracción de datos más completo y versátil disponible en el mercado hoy en día. Puede procesar documentos estructurados, semiestructurados y desestructurados, incluyendo formularios impresos y escritos a mano, facturas, cheques, correspondencia y cualquier otro tipo de documentos, en la misma plataforma. Los documentos legados también pueden procesarse, evitando por tanto el proceso de rediseño de formularios, que puede ser caro y consumir mucho tiempo, y permitiendo la conversión eficiente de archivos antiguos.

Reducción del coste total de propiedad

KT incluye potentes tecnologías de aprendizaje mediante el ejemplo para la clasificación, separación y extracción que pueden configurarse más rápida y económicamente que los métodos tradicionales basados en reglas. Así que, mientras los documentos se procesan en un entorno de producción, el aprendizaje en línea puede usarse para "enseñar" al sistema las características de los documentos problemáticos, de forma que se puedan procesar automáticamente en el futuro, aumentando el ROI y reduciendo el coste total de propiedad, ya que no son necesarios conocimientos de TI.

Entrada y validación de datos ergonómicas

En un entorno avanzado de reconocimiento, la validación de datos eficiente y fácil de usar resulta crucial para mantener la productividad. Un mal diseño de validación puede contrarrestar las ventajas de la clasificación y extracción automatizadas. Las aplicaciones de entrada de KT son altamente personalizables, tanto en la etapa de diseño mediante una interfaz "drag and drop" fácil de usar como durante la ejecución mediante un amplio conjunto de eventos de código. Durante la ejecución, la navegación por la pantalla y la manipulación de imágenes resulta lógica y fácil de usar. Se ofrecen interfaces separadas para revisar la clasificación de documentos, la corrección de caracteres individuales y la validación de datos. Y en cada paso, la interfaz se ajusta para ofrecer una eficiencia máxima.

Reducción de los costes de formación

Las aplicaciones de entrada de KT son altamente personalizables, para adaptarlas a los requisitos específicos del cliente en términos de diseño de pantalla y funcionamiento de la interfaz. Incluso pueden configurarse para replicar los sistemas legados. Esto reduce los costes de formación y acelera la adopción de nuevos sistemas.

Potentes funciones de auditoría y elaboración de informes

A medida que se procesan los documentos, KT reúne la información detallada relativa a los índices de reconocimiento y presenta estadísticas por campo, tipo de documento y períodos de tiempo medios seleccionables por usuario. Esto permite a los usuarios controlar el rendimiento del sistema y recibir notificaciones sobre cualquier problema.

Saque el máximo partido de Kofax Capture

Kofax Transformation se integra a la perfección con Kofax Capture, ofreciendo acceso al abanico más amplio de escáneres de documentos y soluciones de almacenamiento de back-end, y aprovechando su captura distribuida y móvil, su alta disponibilidad y sus funciones de empresa. Las potentes funciones avanzadas de reconocimiento pueden añadirse a cualquier instalación de Kofax Capture sin interrumpir la infraestructura existente.