Automatización del departamento de correspondencia

Reinventar el departamento de correspondencia para ofrecer visibilidad, control y una captura precisa de la información clave en puntos de contacto cruciales a lo largo del ciclo de vida del cliente.

Descripción general

Hoy en día, el correo puede dividirse en dos grandes categorías. La primera incluye materiales de marketing y ventas, correspondencia y paquetes con escaso valor y baja prioridad. La segunda está formada por documentos transaccionales de alto valor que trasladan comunicaciones cruciales, y solicitudes de productos y servicios externos que, en última instancia, alimentan los procesos de toma de decisiones críticas que generan ingresos. Actualmente, ambos tipos de correo llegan a través de los mismos canales y ambos se gestionan del mismo modo, como un coste básico de negocio que debe reducirse al máximo. Cuando estos documentos e información de gran valor entran en los sistemas subsiguientes sin una validación productiva y suficiente, pueden afectar negativamente a la capacidad de respuesta, la precisión en la toma de decisiones y, en última instancia, a la generación de ingresos.

¿Qué es la automatización del departamento de correspondencia?

La solución de automatización del departamento de correspondencia de Kofax se basa en el proceso tradicional y centralizado de apertura y envío de grandes cantidades de correo en papel para permitir la captura y envío de comunicaciones electrónicas y en papel en formato digital. Esto proporciona una solución más precisa y rápida a un coste menor.

Además, Kofax amplía las funciones del departamento de correspondencia para permitir la entrada directa desde trabajadores remotos y fuentes externas (clientes y partners) con el objetivo de mejorar la información capturada por la organización.

Ventajas de la automatización del departamento de correspondencia

Todos los procesos de negocio necesitan información precisa para ejecutarse de forma efectiva y eficiente. Los clientes de Kofax que han implementado esta solución disponen de un proceso de negocio totalmente automatizado que permite mejorar la información que las organizaciones capturan desde prácticamente cualquier punto de contacto durante el ciclo de vida del cliente, con independencia del tipo de transacción.

Mejora de la calidad de los datos

Gracias a que ofrece la calidad de información más alta posible a lo largo de los puntos de contacto con el cliente que generan ingresos, los procesos de negocio pueden avanzar con el grado de automatización más elevado posible. Esto permite reducir los errores y los riesgos, aumentar la satisfacción del cliente, generar mayor fidelidad entre los clientes y aumentar el valor del tiempo de vida del cliente.

Control

Permite disponer de un control y una visibilidad totales sobre la entrada de documentos y datos, que se transforma en un proceso global que cumple un conjunto de requisitos mínimos y que se inicia antes de que comiencen o avancen formalmente los procesos de negocio.

Capacidad de respuesta ante deficiencias de rendimiento

La solución de automatización del departamento de correspondencia de Kofax ofrece una visibilidad nítida y capacidad para actuar sobre las deficiencias de rendimiento y los niveles de servicio del departamento de correspondencia.

Aumento de la rapidez de la validación

Permite que los procesos de validación y corrección en función de reglas de negocio progresen más rápidamente gracias a la mejora de la automatización y a una participación más productiva de los trabajadores del conocimiento o de los participantes externos, incluyendo los clientes.

Mejora de la toma de decisiones

Mejora la toma de decisiones gracias a que aumenta de forma consistente la calidad de la información que entra en el sistema, lo que aumenta la productividad del proceso, la generación de ingresos y la rentabilidad.

Mejora de la respuesta ante el cliente

Permite enviar respuestas así como solicitar documentos adicionales y correcciones de información con mayor rapidez.

Aumento de la productividad

Permite alcanzar una mayor productividad entre trabajadores del conocimiento ya que la solución optimiza el envío de documentos que están en regla (IGO o "in-good-order") y respalda de forma más eficaz el trabajo necesario para corregir aquellos documentos que no lo están (NIGO o "not-in-good-order").

Cómo funciona

Las organizaciones se enfrentan a numerosos problemas relacionados con la recogida y mantenimiento de los datos precisos que sus procesos de negocio requieren. El procesamiento y envío manual de comunicaciones electrónicas y en papel es caro, lento y proclive a errores. Los errores en el correo afectan a la eficiencia y eficacia de los procesos de la línea de negocio. Además, la visibilidad sobre el rendimiento del departamento de correspondencia resulta insuficiente. Estos desafíos, combinados con otros más comunes, subrayan la necesidad de recurrir a un enfoque automatizado de la gestión de un departamento de correspondencia multicanal.

Digital Mailroom - Data and Document Capture

Gracias a la mejor y única plataforma integrada de correspondencia digital del sector, los clientes de Kofax pueden procesar cualquier tipo de documento, en cualquier punto del proceso de negocio. Pueden extraer metadatos precisos y corregir cualquier error desde cualquier lugar, gracias a la automatización de la gestión del proceso y de la comunicación con el cliente. De este modo, los procesos de negocio de gran valor y coste elevado pueden comenzar o avanzar eficazmente.

La solución de automatización del departamento de correspondencia de Kofax ofrece:

  • Mayor visibilidad, control y automatización del proceso en todas las tareas del departamento de correspondencia
  • Capacidad para abarcar todos los canales nuevos de correo, incluyendo el envío a través de móviles, impresoras multifunción e Internet
  • Extensión de la validación según las reglas de negocio al cliente, la línea de negocio o cualquier otro punto donde existan conocimientos para corregir documentos que no están en regla (NIGO o "not-in-good-order").

Gracias a la solución de automatización del departamento de correspondencia, los procesos que antes requerían días y semanas de acciones correctivas repetitivas, pueden lanzarse y resolverse en cuestión de minutos.

Kofax es líder en las dos funciones clave necesarias para hacer realidad la automatización del departamento de correspondencia digital. Forrester Research1 ha situado a Kofax como líder tanto en captura multicanal como en gestión dinámica de casos. Así que las organizaciones pueden estar seguras de que la colaboración con Kofax les ayudará a exprimir las ventajas de la automatización del departamento de correspondencia digital.

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